PENDAMPINGAN TATA KELOLA ADMINISTRASI DAN DIGITALISASI ARSIP PERNIKAHAN DI KUA KECAMATAN MENDAHARA
Keywords:
Digitalisasi Arsip, KUA Kecamatan Mendahara, Metadata Indexing, Pelayanan Publik, Service-Learning.Abstract
Pengelolaan arsip pernikahan berbasis kertas (paper-based) di Kantor Urusan Agama (KUA) wilayah pesisir kerap menghadapi kendala tingginya risiko kerusakan dokumen dan lambatnya pencarian kembali data (retrieval time). Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PKM) ini bertujuan untuk mentransformasi tata kelola administrasi dan kearsipan di KUA Kecamatan Mendahara melalui digitalisasi dan pendampingan berkelanjutan. Pendekatan pengabdian mengombinasikan metode Service-Learning (SL) dan Participatory Action Research (PAR) yang meliputi lima tahapan intervensi: analisis kebutuhan, penyusunan SOP dan konfigurasi sistem, alih media digital dan verifikasi data, pelatihan (hands-on workshop), serta evaluasi dampak. Hasil pengabdian menunjukkan bahwa penyusunan SOP tata kelola arsip digital, pemindaian dokumen berformat PDF/A, serta penerapan metadata indexing pada repositori awan (cloud storage) terenkripsi berhasil memangkas durasi pencarian arsip pernikahan secara drastis dari 30–60 menit menjadi kurang dari 2 menit. Selain itu, pelatihan intensif telah meningkatkan kapasitas dan kemandirian aparatur KUA dalam mengoperasikan sistem kearsipan digital serta menjalankan prosedur pencadangan data (data backup) secara berkala. Digitalisasi ini tidak hanya mengeliminasi antrean pelayanan dan menjamin keamanan dokumen dari risiko fisik wilayah pesisir, tetapi juga mentransformasi budaya kerja aparatur menuju pelayanan publik yang transparan, efisien, dan akuntabel. Model pendampingan ini potensial dijadikan percontohan (best practice) bagi KUA lain di kawasan pesisir.
References
Abdullah, A., Mustanir, A., & Suhartati, S. (2024). Pengantar metodologi pengabdian masyarakat. CV. Eureka Media Aksara.
Aliyyah, R. R., Mulyadi, A., & Hidayat, A. (2024). Peran pengabdian masyarakat berbasis pemberdayaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik. Jurnal Pengabdian Masyarakat Dan Pemberdayaan, 5(1), 15–28.
Ansori, M., & Musthofa, A. (2026). Koeksistensi Ritel Modern dan Toko Kelontong Tradisional: Perspektif Etika Bisnis Islam: Penelitian. Jurnal Pustaka Cendekia Hukum dan Ilmu Sosial, 4(2), 2928-2935.
Apriliani, D. M., Kadarsih, S., & Devi, E. K. (2025). Sosialisasi Hukum Syariah Bagi Pegawai Desa Pematang Rahim: Meningkatkan Pemahaman Dan Penerapan Dalam Pelayanan Publik. Gotong Royong, 2(3), 219-227.
Azahra, N., Musthofa, M. A., Marwendi, R. O., Dewi, H., & Swarsono, R. (2026). Workload Changes in Ijārah Contracts: Contractual Justice and Worker Rights in Islamic Law. Amorti: Jurnal Studi Islam Interdisipliner, 1762-1772.
Devi, E. K. (2025). Pendampingan Pengelolaan Aset Desa Berbasis Permendesa untuk Kesejahteraan Masyarakat. BESTARI: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 2(04), 23-30.
Devi, E. K., & Munip, A. (2025). Penguatan Literasi Ekonomi Syariah Bagi Aparatur Dan Masyarakat Desa. BESTARI: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 2(04), 31-37.
Devi, E. K., Agustriani, N., & Suciningtyas, R. (2025). Kontribusi pendidikan Islam dalam pengembangan ekonomi berbasis etika syariah. Pandai: Jurnal Pendidikan, 1(1), 27-34.
Devi, E. K., Fatimah, S., Wulandari, T., Haeran, H., & Dewi, H. (2025). Pemanfaatan Limbah Kulit Pinang Menjadi Pupuk Kompos Organik untuk Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat. Nusa: Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat, 1(1), 27-34.
Devi, E. K., Munip, A., Fatimah, S., & Musthofa, M. A. (2025). Meningkatkan Pertumbuhan UMKM Melalui Sosialisasi Kredit Dana Usaha. BESTARI: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 2(04), 44-53.
Devi, E. K., Musthofa, M. A., & Masruhin, S. (2026). Entrepreneurship Education Berbasis Ekonomi Islam: Rekonstruksi Kemandirian Ekonomi Peserta Didik dalam Ekosistem Digital. Jurnal Ilmu Pendidikan dan Sains Islam Interdisipliner, 1008-1018.
Devi, E. K., Sunarti, Z., & Nisak, S. K. (2026). Implementation of An-Taradhin and Ghabn Principles in Food and Beverage Pricing within Elementary School Environments. Amorti: Jurnal Studi Islam Interdisipliner, 1728-1734.
Fachturohman, M., Musthofa, M. A., Marwarndi, R. O., & Susanti, P. (2026). Quantity Transparency and Transactional Fairness in Unweighed Coconut Milk Sales: An Islamic Economic Law Perspective. Amorti: Jurnal Studi Islam Interdisipliner, 1735-1741.
Febriansyah, N., Yatima, K., & Musthofa, M. A. (2026). Tadlis Dalam Transaksi Bahan Bakar Eceran: Rekonstruksi Pengukuran Yang Adil Berdasarkan Prinsip-Prinsip Fikih Islam. IMTIYAZ: Jurnal Ilmu Keislaman, 10(3), 1059-1078.
Girsang, Z. (2026, July 20). KUA Ngampilan gencarkan digitalisasi arsip nikah untuk menyelamatkan dokumen bersejarah. Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta.
Hidayat, A., Daud, D., & Devi, E. K. (2026). Financial Institutions' Responsibilities to Protect Customer Funds: An Islamic Economic Analysis of the Bank Jambi Case. Journal of Indonesian Islamic Studies, 5(2), 313-327.
Hildayana, T., Sulhayani, S., Azizi, M., Lubis, J. A., Nawawi, A., & Ramadhansyah, R. (2025). Urgensi digitalisasi arsip pernikahan di KUA Kecamatan Medan Denai: Studi kualitatif. Innovative: Journal Of Social Science Research, 5(3), 696–704. https://doi.org/10.31004/innovative.v5i3.18787
Lukman, S., Nisak, S. K., Devi, E. K., Nilfatri, N., & Ilhamzah, I. (2025). Strategi Manajemen Berbasis Inovasi untuk Meningkatkan Daya Saing. Bursa: Jurnal Ekonomi dan Perbankan, 1(1), 10-17.
Mizwar, D., Devi, E. K., & Marfu'ah, S. (2025). Meningkatkan Kesadaran Hukum Masyarakat Melalui Sosialisasi Lembaga Bantuan Hukum Samudra Muara Sabak. Gotong Royong, 2(3), 246-252.
Muin, S., Mustofa, M. A., Marwendi, R. O., & Munip, A. (2025). Salam Contract in Online Transactions: A Review Based on the Compilation of Sharia Economic Law. Zabags International Journal of Islamic Studies, 2(2), 375-384.
Muntasir, M., Prilmayanti, A., & Purnawan, A. (2023). Model pendampingan berbasis teknologi tepat guna dalam meningkatkan efisiensi tata kelola administrasi lembaga lokal. Jurnal Pengabdian Kemitraan Masyarakat (JERKIN), 2(3), 112–124.
Musthofa, M. A., & Nisak, S. K. (2026). The Role of PNM Mekaar Syariah’s Financial Education in Enhancing the Financial Literacy of Elementary School Teachers in Sungai Aur Village, Jambi. MODELING: Jurnal Program Studi PGMI, 13(3), 314-328.
Musthofa, M. A., Yatima, K., Insani, F., & Nisak, S. K. (2026). Restrukturisasi Hukum Jual Beli Kulit Kurban Berbasis Maqashid Shariah: Studi Kasus Praktik Masyarakat Pedesaan. IMTIYAZ: Jurnal Ilmu Keislaman, 10(3), 1044-1058.
Mustofa, M. A., & Sunarti, Z. (2025). Early Marriage and Divorce in Indonesia: A Systematic Literature Review of Socioeconomic, Educational, and Health Dimensions. Zabags International Journal of Islamic Studies, 2(2), 249-258.
Ningtiara, N., Pasha, M., & Damayanti, R. (2023). Analisis efektivitas tata kelola kearsipan pada lembaga pelayanan publik. Jurnal Manajemen Pelayanan Publik, 7(1), 45–58.
Pratiwi, F. R., Musthofa, M. A., Sunarti, Z., & Hidayat, A. (2026). Komodifikasi Barang Cacat: Tinjauan Hukum Ekonomi Syariah terhadap Praktik Jual Beli Ban Rekondisi: Penelitian. Jurnal Pustaka Cendekia Hukum dan Ilmu Sosial, 4(1), 2647-2655.
Rahmat, D., Musthofa, M. A., Marwendi, R. O., & Hidayat, A. (2026). Constructing Fair Compensation for Pesantren Educators: An Ijarah Perspective. Amorti: Jurnal Studi Islam Interdisipliner, 1718-1727.
Ramlah, R., & Hayati, N. (2024). Penerapan Sistem Informasi Manajemen Nikah (SIMKAH) dalam meningkatkan kualitas pelayanan administrasi pernikahan. Educational Leadership: Jurnal Manajemen Pendidikan, 5(1), 112–125.
Safitri, D., Devi, E. K., Sunarti, Z., & Munip, A. (2026). Sharia Economic Law Analysis of Plant Utilization on Donated Land. Amorti: Jurnal Studi Islam Interdisipliner, 1798-1806.
Safitri, R. A., Sofiatin, F., & Devi, E. K. (2026). Rekonstruksi Pendidikan Di Tanjung Jabung Timur: Menjembatani Kurikulum Merdeka Dengan Kurikulum Berbasis Cinta. Pandai: Jurnal Pendidikan, 2(2), 1-10.
Safitri, R. A., Yulistina, I., Devi, E. K., Marfuah, S., & Wargo, W. (2025). Peran Kerja Sama Orang Tua dan Sekolah dalam Mengatasi Fenomena Cyberbullying di Kalangan Remaja. Pandai: Jurnal Pendidikan, 1(2), 1-10.
Sriwahyuni, T., Musthofa, M. A., & Fatimah, S. (2026). literasi keuangan dan kepatuhan pencatatan manual: implikasinya terhadap keberlanjutan usaha mikro. IMTIYAZ: Jurnal Ilmu Keislaman, 10(3), 1112-1124.
Sutiani, A. D., Mustofa, M. A., Fatimah, S., Devi, E. K., & Wargo, W. (2025). Financing by PT PNM as an instrument for MSME economic empowerment: A case study in Parit Culum I. Jurnal Ekonomi Dan Bisnis Indonesia, 10(1), 93-97.
Syafaat, E. N., Devi, E. K., & Musthofa, M. A. (2025). Sistem Pengelolahan Upah Karyawan Perkebunan Di Pondok Modern Darussalam Gontor. FISKAL: Jurnal Ekonomi, Bisnis, Dan Manajemen, 1(2).
Utami, A. P., Musthofa, M. A., Yatima, K., Nisak, S. K., Devi, E. K., & Habibie, M. (2026). Fair Price Formation in Ready-to-Eat Cake Sales: A Fiqh Muamalah Analysis of Microenterprise Practices. Amorti: Jurnal Studi Islam Interdisipliner, 1873-1882.
Wati, H. K., & Musthofa, M. A. (2025). Peningkatan Kompetensi Keuangan Syariah Santri melalui Program Pelatihan Manajemen Keuangan dan Simpan Pinjam. Jurnal Sosial dan Humaniora, 1(2), 79-85.
Wulandari, D. A., Iswanto, R., Rini, R., & Musthofa, M. A. (2026). Pengembangan Bahan Ajar Imla’Berbasis Canva Untuk Meningkatkan Kemahiran Menulis Huruf Hijaiyah Pendekatan Sosiolinguistik Bagi Santri Madrasah Diniyah Takmiliyah Al-Ma’arif Rejang Lebong. JICALLS: Journal of Arabic Education, Linguistics, and Literature Studies, 4(1), 264-286.
